Vaga de Analista Administrativo
Descrição Geral:Analista administrativo ii (pleno)
Objetivo do cargo:Executar as atividades administrativas e financeiras da administração de imóveis locados, com maior autonomia e responsabilidade que o analista i. Assumir tarefas operacionais de maior complexidade, assegurando a continuidade dos processos e garantindo a fluidez do fluxo financeiro e contratual.
Substituir e cobrir as demandas do analista iii, participando de tratativas mais sensíveis, especialmente em situações de rescisões, inadimplência e processos críticos de cobrança e repasses.
Principais responsabilidades:
Gestão e controle de contratos de locação: Receber, conferir e cadastrar contratos de locação e suas garantias no sistema, com total autonomia.
Monitorar e garantir assinaturas eletrônicas ou físicas dos contratos e aditivos dentro do prazo estabelecido.Executar transferências de titularidade de contas (água, energia, gás) diretamente, conduzindo as tratativas junto às concessionárias.
Validar e corrigir cadastros e lançamentos realizados pelo analista i, assegurando a conformidade com as condições contratuais e financeiras.
Comunicar formalmente as instruções iniciais aos envolvidos, ndo resumos das responsabilidades e valores iniciais, com abertura para sanar dúvidas diretamente.
Realizar atualizações de dados cadastrais dos clientes (locadores, locatários e garantidores), mantendo o sistema e os arquivos atualizados.
Lançamento e gestão de encargos e despesas contratuais: Lançar e revisar encargos de iptu, tcrs, condomínio, água, luz e gás.
Aplicar e conferir rateios de despesas condominiais e ressarcimentos por despesas extraordinárias.Ajustar lançamentos com autonomia em casos de correções ou retroativos, validando com o analista iii apenas em situações atípicas.
Executar e revisar transferências de titularidade junto às concessionárias em processos de entrada e saída de inquilinos.
Emissão e validação de boletos e faturamento:
Gerar e validar boletos de aluguel e encargos mensalmente, assegurando a conformidade com os contratos e reajustes aplicados.
Corrigir erros e reemitir boletos de forma autônoma, mantendo as partes informadas sobre as alterações.
Realizar conferência final dos lançamentos de boletos feitos pelos analistas i antes do envio aos clientes.
Reajustes e revisões contratuais:
Acompanhar a data base dos contratos para aplicação dos reajustes (igp-M, ipca, etc.), calculando os novos valores e executando os lançamentos.
Notificar locadores e locatários sobre os reajustes e ajustes de encargos anuais (iptu e condomínio).
Negociar diretamente casos de questionamento sobre reajustes ou situações que exijam parcelamento e acordos simples, repassando casos mais críticos ao analista iii.
Repasses e extratos aos proprietários:
Preparar, conferir e extratos mensais de repasses aos locadores, com discriminação de aluguéis recebidos, taxas administrativas e despesas pagas.
Efetivar repasses financeiros aos locadores via sistema bancário, com validação dos valores pelo analista iii.
Corrigir eventuais erros em repasses e apurar diferenças de valores, resolvendo com as partes envolvidas.
Prestar esclarecimentos diretos aos proprietários sobre eventuais descontos, retenções ou atrasos nos repasses.
Rescisões contratuais e encerramento financeiro: Receber avisos de desocupação, registrar no sistema e iniciar o fluxo de rescisão.
Levantar pendências financeiras (aluguéis em aberto, encargos, saldo de iptu e outras despesas finais).Calcular valor final de rescisão (aluguel proporcional, encargos e multas) e gerar os boletos de encerramento.
Realizar baixa do contrato no sistema após o pagamento e entrega das chaves.
Acompanhar rescisões complexas e atuar diretamente junto ao analista iii quando houver divergências sobre valores, retenções ou pedidos de devolução antecipada de caução.
Controle e renovação de seguros e garantias:
Contratar, renovar e monitorar seguros de incêndio e outras garantias locatícias (fiança, título de capitalização, caução).
Conferir apólices apresentadas pelos locatários e garantir que estejam em conformidade e vigentes.
Orientar locadores e locatários sobre os seguros obrigatórios e auxiliar na contratação junto às corretoras parceiras.
Acionar seguradoras e garantidoras em processos simples de sinistros e reembolsos, ndo casos mais complexos ao analista iii.
Cobrança e gestão de inadimplência: Monitorar contratos em atraso, realizando as primeiras tratativas de cobrança por telefone, e-Mail e whatsapp.
Negociar diretamente parcelamentos e acordos simples, formalizando os ajustes no sistema.Preparar dossiês de inadimplência (cópias de contratos, garantias e registros de tratativas) e ao analista iii para avaliação jurídica, em casos críticos.
Acompanhar pagamentos de acordos e manter locadores informados sobre as tratativas de cobrança.
Atendimento e comunicação:
Atender locadores, locatários e fiadores em todas as demandas financeiras, solucionando dúvidas sobre boletos, repasses, rescisões e lançamentos.
Mediar e resolver pequenos conflitos sobre cobranças e reajustes, buscando soluções rápidas e equilibradas.
Atuar como referência para o analista i, auxiliando-O em situações que exijam conhecimento mais aprofundado ou negociação.
Foco do cargo:
Garantir o funcionamento operacional da área com autonomia e precisão. Executar as atividades de maior complexidade que exigem segurança e conhecimento técnico, como rescisões, repasses, cobranças e revisão de contratos. Cobrir temporariamente as atividades do analista iii, sempre que necessário.
Requisitos: experiênciaem funções administrativas financeiras, preferencialmente em imobiliária.
Conhecimento intermediário em sistemas de gestão financeira e pacote office (excel, word).Boa comunicação verbal e escrita.
Organização, senso de urgência e atenção aos detalhes.
Capacidade de negociação e resolução de problemas.
Diferenciais: experiência em administração de contratos imobiliários.
Conhecimento sobre repasses, seguros, garantias locatícias e inadimplência.Contratação:
Modelo de contratação: clt
Horário de trabalho: segunda a sexta-Feira, das 8h às 18h, com 1h15 de intervalo.
Remuneração e benefícios:
Salário fixo: R$ 3.000,00
Benefícios: vale alimentação (va) e vale transporte (vt).
Remuneração variável: participação do resultado da operação de locação.